Verwaltung 2030 bei der Stadt Rosenheim – Alles digital?

Dieser Blog Beitrag ist der Versuch, die aktuelle Situation bei der Stadt Rosenheim zu Fragen der Digitalisierung darzustellen. Dies geschieht auch in der Hoffnung gegenseitiger Erleuchtung durch Austausch mit anderen Kommunen. Denn trotz guten Willens stochern wir in vieler Hinsicht im digitalen Nebel. Die Informationsbeschaffung zu Digitalisierungsfragen ist schwierig, der rote Faden schwer zu finden. Häufig argumentieren wir auf der Basis von Halbwissen oder Vermutungen. Da die Zeit drängt, wäre es eigentlich für alle Gebietskörperschaften notwendig, bald eine höhere Erkenntnisebene zu erreichen. Vielleicht kann dieser Blog hier zukünftig eine wichtige Funktion übernehmen.

Der Masterplan Bayern Digital II

Einen wichtigen Impuls für die Digitalisierung öffentlicher Verwaltungen setzte der „Masterplan Bayern Digital II“ 2017. Darin findet sich unter Punkt 9. das hehre Ziel:

„Mit E-Government wird Bayern Spitze bei moderner und digitaler Verwaltung“.

Die durchgängig digitale Verwaltung soll demnach in Bayern bis 2030 verwirklicht werden. Und es soll einen Innovationsfonds geben, an dem sich auch Kommunen bedienen können. Allerdings nur jene, die ein Leuchtturmprojekt im Bereich der digitalen Verwaltung vorzuweisen haben.

Ein konkretes, schon laufendes Leuchtturmprojekt führt der Masterplan bereits an: „E-Justice“. In Klammern hieß es dazu: „u.a. Eröffnung des elektronischen Rechtsverkehrs und Einführung der elektronischen Gerichtsakte“. Aber das betrifft ja nur die Justiz. Dass das Leuchtturmprojekt „E-Justice“ sehr wohl auch die Kommunen betrifft, wurde nur wenig später deutlich. Stichwort: „Besonderes Behördenpostfach“. Die gelernte Lektion lautete: Die Anforderungen an Kommunen in Sachen Digitalisierung können aus unerwarteter Richtung kommen. In diesem Fall über die E-Justice-Gesetze I und II.

Viele Zuständigkeiten

Wer sich näher über den Masterplan Bayern Digital II informieren möchte, möge dazu die Internetseite des Bayerisches Staatsministeriums für Wirtschaft, Landesentwicklung und Energie besuchen. Auf der Seite des neuen Bayerischen Staatsministeriums für Digitales wird der Leser das Stichwort „Masterplan“ allerdings vergeblich in die Suchmaske eingeben (Stand Ende April 2019). Die in Bayern verfolgte Strategie heißt aktuell „BAYERN DIGITAL“. Der Vollständigkeit halber sein erwähnt, dass sich auch das bayerische Finanzministerium mit der Digitalisierung der Verwaltung befasst oder befasst hat. Das Bayerische E-Government-Gesetz aus 2015 ist Ausfluss aus der vom damaligen Finanzminister ausgerufenen E-Government-Strategie „Vom Blatt zum Byte“, auch bekannt unter „Montgelas 3.0“. Trotz neuem Digitalministerium scheint es, dass hier (immer noch) die Zuständigkeiten für das BayernPortal und die E-Government-Basisdienste liegen. In den Zuständigkeitsbereich des Ministeriums für Finanzen und Heimat gehört auch das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung. Hier wiederum ist das IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern angesiedelt. Es versteht sich als zentraler IT-Dienstleister für Verwaltung und Gerichte in Bayern und ist z. B. zuständig für das Bayerische Behördennetz und die seit März 2019 in Betrieb genommene BayernBox. Mit ihr wurde ein Ziel aus dem Masterplan Bayern Digital II umgesetzt. Auch die Kommunen können die BayernBox nutzen. Weitere Dienstleistungen wie zum Beispiel den beim IT-Dienstleistungszentrum administrierten Formularserver können Kommunen nach aktuellem Kenntnisstand nicht in Anspruch nehmen. Er steht nur staatlichen Behörden zur Verfügung.

Die breite Streuung von Zuständigkeiten erscheint für das zügige Erreichen der gesetzten Ziele – vorsichtig und sehr diplomatisch gesagt – nicht optimal zu sein. Eine Bündelung der Zuständigkeiten sowie von einschlägigen Informationen beim Staatsministerium für Digitales wäre wünschenswert. Das würde die Informationsbeschaffung erheblich erleichtern. Man darf ja nicht vergessen, dass es da noch die Bundesebene mit der Staatsministerin für Digitalisierung im Bundeskanzleramt gibt sowie eine der aus kommunaler Sicht wichtigsten Informationsquellen, den IT-Planungsrat.

Das Onlinezugangsgesetz

Der zweite Impuls kam einem Weckruf gleich: Im Sommer 2017 trat das Onlinezugangsgesetz in Kraft. Es verpflichtet den Bund und die Länder, einen Verbund aus 16 Verwaltungsportalen der Länder und dem Verwaltungsportal des Bundes aufzubauen. Dieser Portalverbund soll es Bürgern und Unternehmen leicht machen, Verwaltungsleistungen zu jeder Zeit und ortsungebunden in Anspruch zu nehmen.

Weiterhin soll es keine Rolle spielen, ob Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen ihre Anliegen über www.beta.bund.de, das Bayernportal (www.freistaat.bayern.de), oder ein kommunales Bürgerserviceportal einbringen. Die Länderportale haben übrigens keine einheitliche Bezeichnung. Wäre aber nicht eine gewisse Einheitlichkeit besser, um den Bürgerinnen und Bürgern die Eingängigkeit zu erleichtern?

An dieser Stelle soll nicht unerwähnt bleiben, dass auch auf europäischer Ebene groß gedacht wird. Die Verordnung (EU) 2018/1724, in Kraft getreten im Dezember 2018, möchte die Portale aller EU-Mitgliedsstaaten in einen europäischen Verbund integrieren. Der Arbeitsname lautet: „Zentrales digitales Zugangstor“. Irgendwann wird es das bereits bestehende Portal „Ihr Europa“ ablösen.

Im Hinblick auf die Umsetzung des OZG lohnt es sich, hin und wieder den Internetauftritt des IT-Planungsrates zu besuchen. Dort kann man z. B. nachlesen, dass an einem einheitlichen Unternehmenskonto gearbeitet wird. Dies geschieht vor dem Hintergrund, dass Unternehmen deutlich mehr Kontakte mit der Verwaltung als Bürgerinnen und Bürger haben.

Auch wenn das Onlinezugangsgesetz vom Wortlaut her den Bund und die Länder verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen elektronisch anzubieten und ihre Portale zu verknüpfen: Die Kommunen können sich hier nicht entspannt zurücklehnen. Denn letztlich sind auch sie Teil des zukünftigen Portalverbundes. Der Anteil der Kommunen an klassischen Verwaltungsaufgaben liegt immerhin bei 75 %. Und die Zeit drängt. Der Portalverbund soll bis 31.12.2022 stehen. So steht es im OZG. Zu den fünf Pilotländern für den Portalverbund gehört auch Bayern.

Bislang war davon die Rede, dass im OZG-Umsetzungskatalog fast 600 Verwaltungsleistungen aus 14 Themenfeldern beschrieben sind, die für eine Digitalisierung in Frage kommen. Eine Vielzahl davon betrifft die Kommunen. Sind sie es doch, die vor Ort Gesetze des Bundes und des Landes Bayern in letzter Konsequenz vollziehen müssen.

Bayern hat sich das Ziel gesetzt, seinen Bürgerinnen und Bürgern schon bis Ende 2020 54 der wichtigsten Verwaltungsleistungen elektronisch zur Verfügung zu stellen. Das ist seit Februar 2019 auf der Internetseite des Digitalministeriums und ganz aktuell in einem Beitrag der Bayerischen Staatsministerin für Digitales, Judith Gerlach, in der Zeitschrift „Der Bayerische Bürgermeister“, Ausgabe 4/2019, mit der Überschrift „Die Daten sollen laufen, nicht unsere Bürger“ nachzulesen. Einer Veröffentlichung der Bayerischen Staatsregierung zur Kabinettssitzung vom 2. April 2019 kann man außerdem entnehmen: Es soll eine BayernApp geben, auf der die wichtigsten Verwaltungsdienstleistungen bereitstehen. Und: „Die digitale Verwaltung der Zukunft kennt weder Öffnungszeiten noch Warteschlangen“.

Noch in Unkenntnis, welche 54 Leistungen hier gemeint sind, wären wohl alle Kommunen und Landkreise in Bayern in gleicher Weise davon betroffen. Innerhalb von 18 Monaten müssten also 54 Leistungen in ziemlich viele kommunale Verwaltungsportale bzw. Bürgerserviceportale integriert werden. Je nach Komfort und Handhabungssicherheit der geplanten IT-Tools wird darüber hinaus noch mehr oder weniger Zeit ins Land gehen, bis die Bürgerinnen und Bürger die neue Verwaltungswelt spürbar angenommen haben. Parallel muss weiterhin die „Papierschiene“ vorgehalten werden. Denn über einen sehr langen Zeitraum wird es noch Menschen geben, die auf herkömmliche Weise mit Behörden kommunizieren wollen. Es sei denn, Bund und Länder dekretieren für ihre Bürgerinnen und Bürger den ausschließlichen Zugang zu Verwaltungsleistungen per Internet.

Dem oben erwähnten Artikel ist weiter zu entnehmen, dass sich das „Digitallabor Bayern“ um die Digitalisierung von Verwaltungsleistungen kümmert, die vorher durch Ausfüllen, eigenhändiges Unterschreiben und Verschicken von hoffentlich downloadbaren, am PC ausfüllbaren und dann auf Papier auszudruckenden Formularen in Gang gesetzt wurden.

Wie sieht eigentlich der Output des „Digitallabors Bayern“ aus? Laut einer Pressemitteilung aus dem Digitalministerium wird den Landkreisen ein „digitaler Werkzeugkasten“ zur Verfügung gestellt. Damit können sie die bisherigen Anträge und Formulare in Webformulare umwandeln. Da stellt sich zwangsläufig die Frage: Warum nur den Landkreisen? Wäre es nicht sinnvoll, die Ergebnisse aus den Laboren allen Gebietskörperschaften zur Verfügung zu stellen? Heißt „zur Verfügung stellen“ kostenlos? Und wenn nein, was wäre der Preis? Das wäre für die Haushaltsplanung 2020 nicht ganz unwichtig. Oder müssen wir die Formulare bei der AKDB oder bei spezialisierten Firmen auf dem freien Markt beschaffen? Das sind Fragen, die uns momentan beschäftigen und auf die es aus unserer Sicht noch keine Informationen gibt.

Interessant wäre in diesem Zusammenhang auch, ob das „Digitallabor Bayern“ eines der Digitalisierungslabore ist, die der bundesweit koordinierende IT-Planungsrat zur Realisierung seines Digitalisierungsprogramms eingesetzt hat. Mitte März fand sich auf www.it-planungsrat.de z. B. die Meldung, dass eines der Labore einen ersten Click-Dummy für die BAföG-Antragstellung fertiggestellt hat. Als eine vom Informationsfluss abgeschnittene Kommune muss man hoffnungsvoll davon ausgehen, dass dieses Vorgehen sinnvoll koordiniert ist und das Föderale Informationsmanagement (FIM) sowie die Standards des IT-Planungsrates Beachtung finden.